Datenschutzerklärung | Veranstaltungen

Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz
Die Organisatoren von Veranstaltungen nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wenn Sie sich für Veranstaltungen anmelden, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung im Rahmen der Anmeldung für Veranstaltungen des JFF ist:

JFF – Jugend Film Fernsehen e. V.
Arnulfstr. 205
80634 München
Telefon: +49 89 689890
E-Mail: jff@jff.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung
Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde
Im Falle von vermuteten, datenschutzrechtlichen Verstößen steht dem Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu. Eine Liste der Aufsichtsbehörden in Deutschland sowie deren Kontaktdaten können folgendem Link entnommen werden:
https://www.bfdi.bund.de/DE/Service/Anschriften/Laender/Laender-node.html

Auskunft, Sperrung, Löschung
Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden.

Datenschutzbeauftragter

Gesetzlich vorgeschriebener Datenschutzbeauftragter

Wir haben für unseren Verein einen Datenschutzbeauftragten bestellt.

infodataplan
Thomas Krepkowski
Fendelsring 19
86609 Donauwörth
Telefon: +49 906 70587444
E-Mail: extdsb@infodataplan.de

Datenerfassung zur Veranstaltungsanmeldung

Wir bieten regelmäßig Veranstaltungen verschiedenster Art über unsere Webseite an, für die Sie sich online anmelden können.
Im Rahmen der Anmeldung für eine Veranstaltung müssen einige Pflichtangaben getätigt werden:

  • Vor- und Nachname
  • E-Mail-Adresse
  • Institution
  • Arbeitsbereich
  • Bundesland

Zudem können oftmals je nach Veranstaltungsart freiwillig weitere Angaben getätigt werden, wie bspw.:

  • Kommentar

Die Verarbeitung der Pflichtangaben erfolgt, um Sie als Teilnehmer*in der Veranstaltung identifizieren zu können, zur Reservierung des Teilnahmeplatzes und um Sie vor, während und im Anschluss an die Veranstaltung mit Informationen zu der Veranstaltung (auch Infos zur Reisekostenerstattung) zu versorgen, die Ihnen eine optimale Teilnahme ermöglichen sollen und uns die Planung und Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs ermöglicht. Ohne diese Pflichtangaben können sie nicht an der Veranstaltung teilnehmen.

Die Angabe der freiwilligen Daten ermöglichen uns, die Veranstaltung interessen- und altersgerecht planen und durchführen zu können.

Die Datenverarbeitung der Pflichtangaben erfolgt auf Anfrage der interessierten Teilnehmer*innen und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die Erfüllung des Teilnehmervertrages und den vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich.

Die Datenverarbeitung der freiwilligen Angaben erfolgt auf Grundlage einer Einwilligung nach Art. 6. Abs. 1. S. 1. Lit. a DSGVO. Sie erfolgt zum Zweck, die Veranstaltungen teilnehmerbezogen planen und durchführen zu können.

Die für die Veranstaltung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf von 6 Monaten nach Abschluss der Veranstaltung von uns gespeichert, soweit wir nicht aufgrund anderer Rechtsgrundlage zur längeren Speicherung berechtigt oder verpflichtet sind. Diese Berechtigungen und Verpflichtungen können sich aus u.a. aus der Verwendung von Fördergeldern für die Veranstaltungen oder aus Erfordernissen der Buchhaltung ergeben (gemäß Art. 6. Abs. 1 S.1 lit. c DSGVO).

Wenn Sie sich für eine Veranstaltung angemeldet haben, kann es im Rahmen der Vertragserfüllung erforderlich sein, dass Ihre personenbezogenen Daten an eine*n externe*n Veranstalter*in oder Projektpartner*in übermittelt werden müssen. Dieser wird personenbezogenen Daten nur im Rahmen der Veranstaltung und insbesondere zur Teilnehmerverwaltung verarbeiten.

Audio- und Videokonferenzen, Kollaboration-Tools

Datenverarbeitung

Für die Durchführung der Online-Veranstaltung setzen wir unter anderen Online-Konferenz-Tools und weitere Online-Tools ein. Die im Einzelnen von uns genutzten Tools sind unten aufgelistet.

Im Speziellen nutzen im Rahmen der Jahresauftakttagung externe Referent*innen möglicherweise weitere Online-Tools in eigener Verantwortung. Für die Datenverarbeitung bei Nutzung dieser Tools sind die entsprechenden Datenschutzhinweise der jeweiligen Anbieter zu konsultieren.

Wenn Sie mit uns per Video- oder Audiokonferenz via Internet kommunizieren, werden Ihre personenbezogenen Daten von uns und dem Anbieter des jeweiligen Online-Tools erfasst und verarbeitet.

Die Online-Tools erfassen dabei alle Daten, die Sie zur Nutzung der Tools bereitstellen/einsetzen (E-Mail- Adresse und/oder Ihre Telefonnummer). Ferner verarbeiten die Konferenz-Tools die Dauer der Konferenz, Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahme an der Konferenz, Anzahl der Teilnehmer*innen und sonstige „Kontextinformationen“ im Zusammenhang mit dem Kommunikationsvorgang (Metadaten).

Des Weiteren verarbeitet der Anbieter des Tools alle technischen Daten, die zur Abwicklung der Online-Kommunikation erforderlich sind. Dies umfasst insbesondere IP-Adressen, MAC-Adressen, Geräte-IDs, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher sowie die Art der Verbindung.

Sofern innerhalb des Tools Inhalte ausgetauscht, hochgeladen oder in sonstiger Weise bereitgestellt werden, werden diese ebenfalls auf den Servern der Tool-Anbieter gespeichert. Zu solchen Inhalten zählen insbesondere Cloud-Aufzeichnungen, Chat-/ Sofortnachrichten, Voicemails hochgeladene Fotos und Videos, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden.

Bitte beachten Sie, dass wir nicht vollumfänglich Einfluss auf die Datenverarbeitungsvorgänge der verwendeten Tools haben. Unsere Möglichkeiten richten sich maßgeblich nach der Unternehmenspolitik des jeweiligen Anbieters. Weitere Hinweise zur Datenverarbeitung durch die Konferenztools entnehmen Sie den Datenschutzerklärungen der jeweils eingesetzten Tools, die wir unter diesem Text aufgeführt haben.

Zweck und Rechtsgrundlagen
Die Konferenz-Tools werden genutzt, um mit den Referent*innen und Teilnehmenden zu kommunizieren oder bestimmte Leistungen und Inhalte anzubieten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO). Des Weiteren dient der Einsatz der Tools der allgemeinen Vereinfachung und Beschleunigung der Kommunikation mit uns (berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit eine Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt der Einsatz der betreffenden Tools auf Grundlage dieser Einwilligung; die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.

Speicherdauer
Die unmittelbar von uns über die Video- und Konferenz-Tools erfassten Daten werden von unseren Systemen gelöscht, sobald Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Gespeicherte Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, bis Sie sie löschen. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Auf die Speicherdauer Ihrer Daten, die von den Betreibern der Konferenz-Tools zu eigenen Zwecken gespeichert werden, haben wir keinen Einfluss. Für Einzelheiten dazu informieren Sie sich bitte direkt bei den Betreibern der Konferenz-Tools.

Eingesetzte Konferenz-und Online-Tools ein

Vom Veranstalter werden in eigener Verantwortung folgende Konferenz- und Online-Tools eingesetzt:

Big Blue Button
Für die Veranstaltung nutzen wir das Videokonferenzsystem BigBlueButton (BBB), ein DSGVO-konformes Open-Source-Tool. Die Daten werden im Auftrag auf deutschen Servern der Hosting-Firma MINERVIS verarbeitet.

Zum Einsatz von Big Blue Button geben wir folgende, weitere Hinweise:

Die Teilnehmenden benötigen hierfür kein Benutzer*innen-Konto.

Für die Videokonferenz werden folgende Daten verarbeitet:

  • Teilnahme-Kennung
  • Audio-/Videostream
  • Chatbeiträge
  • Antworten bei Umfragen

Diese Daten werden über die Videokonferenz allen daran Teilnehmenden mitgeteilt.

Die Videokonferenz-Plattform wird nicht selbst vom Veranstalter betrieben, sondern in seinem Auftrag durch die Minervis GmbH. Entsprechende Vereinbarungen zum Schutz der davon betroffenen personenbezogenen Daten bei Minervis GmbH werden getroffen.

Die Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung von Big Blue Button ist notwendig, um die Veranstaltung mit den Teilnehmenden durchzuführen. (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Umfragetool Selftracking
Wir nutzen das Umfragetool Selftracking. Anbieter dieses Dienstes ist das JFF-Jugend Film Fernsehen e.V., Arnulfstrasse 205, 80634 München. Details zur Datenverarbeitung finden Sie hier: ( https://www.jff.de/datenschutz/) 

Es werden bei der Durchführung der Umfrage anonymisierte, personenbezogene Daten der Teilnehmenden erhoben.

 

Eingesetzte Online-Tools in den Workshops

Im Rahmen der Workshops werden von den Referent*innen folgende Tools eingesetzt, deren Nutzung freiwillig und außerhalb des Verantwortungsbereich des Veranstalters liegt.

Conceptboard
Anbieter dieses Dienstes ist Conceptboard Cloud Service GmbH, Mansfelderstr. 56, 06108 Halle (Saale), Deutschland. Details zur Datenverabeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Conceptboard: Datenschutzerklärung – Conceptboard (https://conceptboard.com/de/privacy/) 

Zum Einsatz von Conceptboard geben wir folgende, weitere Hinweise:  

Conceptboard ist eine Kollaborationsplattform mit visuellem Fokus für Marketing & verteilte Teams.  

Es wird zusammen an einer Art White-Board gearbeitet. Die Boards werden nach der Tagung wieder vollständig von den Workshopleiter*innen gelöscht. Links zum Board erhalten nur die Teilnehmer*innen der Workshops.   

Fotor
Anbieter dieses Dienstes ist Chengdu Everimaging Science & Technology Co, Ltd aus China. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Fotor: Privacy Policy of Fotor (https://www.fotor.com/privacypolicy). 

Bei der Nutzung werden Daten an den Drittstaat China übermittelt. 

Zum Einsatz von Fotor geben wir folgende, weitere Hinweise: 

Fotor ist ein Online-Fotobearbeitungstool. Fotos können dort hochgeladen, bearbeitet, geteilt und heruntergeladen werden.

Hopin
Anbieter dieses Dienstes ist Hopin Ltd., 5 Churchill Place, 10th Floor, London, E14 5HU, United Kingdom. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Hopin: Hopin – Privacy Policy (https://de.hopin.com/legal/privacy) 

Zum Einsatz von Hopin geben wir folgende, weitere Hinweise: 

Hopin ist eine All-in-One-Event-Management-Plattform, die das Planen, Produzieren und Nacherleben von Event-Erlebnissen ermöglicht. Als virtueller Veranstaltungsort mit mehreren interaktiven Bereichen können Teilnehmende Räume wie bei einer physischen Veranstaltung betreten und verlassen und dabei Interaktionsmöglichkeiten sowie Inhalte nutzen. 

Mentimeter
Anbieter dieses Dienstes ist Accso, Accelerated Solutions, Hilpertstraße 12, 64295 Darmstadt. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Mentimeter: mentimeter-datenschutz – Accso (https://accso.de/mentimeter-datenschutz/) 

Zum Einsatz von Mentimeter geben wir folgende, weitere Hinweise:  

Mentimeter ermöglicht Echtzeitfeedback in Form verschiedener Graphiken. Die Teilnehmer*innen loggen sich mit einem Code in eine vorher erstellte graphische Oberfläche ein. Die Boards werden im Nachgang von den Workshopleiter*innen gelöscht.

Padlet
Anbieter dieses Dienstes ist Padlet, Wallwisher, Inc., 981 Mission St., San Franciso, CA 94103 Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Padlet: Privacy Policy (https://legal.padlet.com/privacy) 

Zum Einsatz von Padlet geben wir folgende, weitere Hinweise: 

Die erstellten Medienprodukte auf Padlet werden durch die Workshopleiter*innen im Anschluss an die Veranstaltung gelöscht. Möchten die Teilnehmenden die Ergebnisse als Bilddatei oder pdf gesichert haben, werden diese an den oder die Teilnehmer*innen versandt und im Anschluss von padlet gelöscht. 

Im Tool Padlet arbeiten die Teilnehmer*innen browserbasiert und hinterlassen Daten anonym. Zur Nutzung eines Padlets erhält jede*r Teilnehmer*in einen geheimen Link durch die jeweilige Workshopleitung des JFF. Über diesen gelangt er oder sie direkt dorthin. Alle Padlets der Jahresauftakttagung sind grundsätzlich geheim. Den Link erhalten nur Mitglieder der Workshops.

Wonder.me
Anbieter dieses Dienstes ist wonder.me, Sitz in Berlin. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Wonder.me: Privacy Policy (https://www.wonder.me/privacy-policy)  

Zum Einsatz von Wonder.me geben wir folgende, weitere Hinweise:  

Wonder.me ist ein virtueller Raum, in dem Menschen ihre Gesprächspartner*innen/Gruppen auswählen, indem sie auf andere zugehen.   

Die Teilnahme ist als Gast möglich. Dabei können freiwillig ein Benutzername und ein Bild angegeben werden.  

Die Teilnehmer*innen können über Video-, nur-Audio- oder schriftlichen Chat interagieren. Die dabei anfallenden Daten werden nur für die Übertragung an den anderen Teilnehmern*innen verarbeitet und nicht gespeichert.    

Instagram
Anbieter des Dienstes ist Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grad Canal Square, Grad Canal Harbour, Dublin 2 Ireland. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Instagram: Instagram Datenschutz (https://help.instagram.com/519522125107875/?maybe_redirect_pol=0

Zum Einsatz von Instagram geben wir folgende, weitere Hinweise:  

Instagram ist ein Soziales Netzwerk mit Fokus auf Video- und Foto-Sharing. Nutzer*innen können sowohl Fotos als auch Videos bearbeiten und mit Filtern versehen. Die aller meisten Inhalte sind ohne eigenen Account nicht verfügbar. 

TikTok
Anbieter des Dienstes ist TikTok Technology Limited, ein irisches Unternehmen sowie TikTok Information Technologies Uk Limited, ein britisches Unternehmen, TikTok Technology Limited, 10 Earlsfort Terrace, Dublin, D02 T380, Ireland. Details zur Datenverarbeitung finden Sie hier: Datenschutz ( https://www.tiktok.com/legal/privacy-policy-eea?lang=de)  

TikTok ist eine Plattform für das Erstellen und Teilen von Kurzvideos.  

YouTube
Anbieter dieses Dienstes ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Die erfassten Daten werden nach Aussage von Google auch in die USA und in andere Drittländer übertragen. Details zur Datenverarbeitung finden Sie hier: (https://policies.google.com/privacy)

YouTube ist eine Videoplattform, bei der Benutzer*innen kostenlose Videoclips ansehen, bewerten, kommentieren und selbst hochladen können.

 

Flinga  

Anbieter dieses Dienstes ist Flinga, Nordtouch und kommt aus Finnland.  Details zur Datenverarbeitung finden Sie hier: ( http://www.nordtouch.fi/eula-global/

Die Server von Flinga werden auf Amazon Web Services (AWS) betrieben. 

Flinga ist eine webbasierte Plattform. Hier können mehre Personen zeitgleich Ideen zusammentragen.

LearningApps.org 
Anbieter des Dienstes ist der Nonprofit-Verein LearningApps, Wolfackerstrasse 33, CH-4658 Däniken. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von LearningApps.org: Nutzungsbedingungen und Datenschutz (https://learningapps.org/rechtliches.php

Zum Einsatz von LearningApps.org geben wir folgende, weitere Hinweise: 

LearningApps.org ist eine nichtkommerzielle Plattform, die Lern- und Lehrprozesse mit kleinen interaktiven, multimedialen Bausteinen unterstützt. Diese können online erstellt und in Lerninhalte eingebunden werden. 

Anwergarden.ch
Anbieter des Dienstes ist CreativeHeroes. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Answergarden.ch: Terms & Conditions (https://answergarden.ch/terms/).  

Zum Einsatz von Answergarden.ch geben wir folgende, weitere Hinweise: 

Answergarden.ch ist ein kollaboratives Brainstorming-Tool. 

Reddit
Anbieter des Dientes ist Reddit Ireland Limited, Attn: Reddit EU Data Inquiries,  Fitzwilliam Hall, Fitzwilliam Place, Dublin 2, D02 T292,  Ireland. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Reddit: Datenschutzerklärung (https://www.redditinc.com/de/policies/privacy-policy)  

Zum Einsatz von Reddit geben wir folgende, weitere Hinweise: 

Auf Reddit gibt es Communitys zu verschiedenen Themen und Interessen, in denen Menschen aus der ganzen Welt miteinander interagieren können.

Anfertigung von Foto- und Videoaufnahmen

Im Rahmen der Veranstaltung werden Audio-, Foto- und Videoaufnahmen angefertigt zum Zwecke der internen und externen Dokumentation. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, den*die Fotograf*in bzw. Kameramann/-frau anzusprechen und zu erklären, dass Sie keine Aufnahmen Ihrer Person wünschen. Sie können uns auch im Nachgang der Veranstaltung mitteilen, dass Sie der Speicherung der Aufnahmen von Ihrer Person widersprechen.

Bei Online-Veranstaltungen wird vor dem Anfertigen von Aufnahmen darauf hingewiesen, dass die Aufnahme in Kürze startet. Sie haben dann die Möglichkeit die Online-Veranstaltung zu verlassen, Ton und/oder Kamera zu deaktivieren oder Ihren Anmeldenamen in ein Pseudonym zu ändern.

Rechtsgrundlage für die mit der Anfertigung der Aufnahmen verbundene Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, beruhend auf unserem Interesse an der Dokumentation der Veranstaltung und unserer Außendarstellung.

Verwendung von Foto- und Videoaufnahmen

Wir möchten die angefertigten Aufnahmen gern zur Dokumentation und zur Außendarstellung auf unserer Website sowie ggf. in unseren Social-Media-Profilen (Facebook, Twitter), in Offline-Publikationen sowie in Teilen im Live-Stream zur Veranstaltung verwenden. Hierfür bearbeiten wir die Aufnahmen zunächst (z.B. durch Wahl des Bildzuschnittes) und stellen die bearbeiteten Aufnahmen ohne Nennung Ihres Namens online.

Die jeweiligen Websites sind frei im Internet und damit weltweit abrufbar. Wir weisen darauf hin, dass die Unterseiten einschließlich etwaiger Foto- und Videoaufnahmen über Suchmaschinen aufgefunden werden können. Die Anbieter*innen der Social-Media-Plattformen verarbeiten und nutzen Daten, die auf den Plattformen eingestellt sind, ggf. für eigene Zwecke. Diese Datenverarbeitung ist unserer unmittelbaren Kontrolle entzogen.

Im Rahmen der Anmeldung haben wir Ihre Einwilligung zur hier beschriebenen Nutzung der Aufnahmen einschließlich der Veröffentlichung auf Social-Media-Platforman abgefragt. Die so erteilte Einwilligung können Sie jederzeit vollständig oder in Teilen widerrufen.

Des Weiteren beziehen wir uns als Rechtsgrundlage für die mit der Verwendung der Aufnahmen verbundene Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, beruhend auf unserem Interesse an der Dokumentation der Veranstaltung und der Außendarstellung. 
In diesem Fall können Sie uns auch im Nachgang der Veranstaltung mitteilen, dass Sie der Verwendung der Aufnahmen von Ihrer Person widersprechen.  

 

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